Como en cualquier etapa convulsiva de la sociedad, hay mucho humo y demasiados vende humos.
En este articulo y con una experiencia de 25 años en el sector informático no voy a venderos nada, creo que es muy necesario hacer que palabras tan grandes, como digitalización de empresas, se haga pequeñas y manejables.
¿Qué es digitalizar una empresa, negocio o actividad económica de un autónomo? Simplemente transformar lo que hacemos manualmente o de manera periódica, en algo digital y automático y además, a día de hoy, que esa actividad la podamos realizar en cualquier parte del mundo, o sin irnos tan lejos, desde tu casa.
Antes que me empecéis a tirarme tomates, está claro que hay actividades presenciales, esas no se pueden digitalizar al 100%, pero casi seguro que una parte de ellas sí. Ejemplo propio. Mi empresa tiene técnicos informáticos que van a las empresas a resolver las incidencias técnicas, esta claro que no puedo digitalizar a un técnico, hombre lo podría cambiar por un robot, pero todavía no puedo. Pero cuando terminaban de hacer el servicio, había que rellenar el parte de servicio y que el cliente lo firmara, pues esta parte si es digitalizable. A día de hoy, mis técnicos van con tablets con las intervenciones digitales en las tablets. Cuando terminan, las cumplimentan en la tablet y luego el cliente firma en la tablet.
Esto es digitalización, que además de transformar un servicio en papel, en algo digital, ha realizado un salto cualitativo y cuantitativo en tu empresa, ¿por qué? Porque al llevar las tablet, además acceden a nuestro software de gestión, y pueden listar otras intervenciones del mismo cliente y ver si ese problema se había repetido. Al final lo que hemos realizado no es solo cambiar un trozo de papel por una Tablet, sino que le hemos mejorado muchísimo su actividad profesional.
Otro ejemplo propio, si usáis un programa de gestión, para dar presupuestos, pedidos, facturas y gestión de vuestro negocio y lo tenéis instalado en el pc de vuestra oficina. Si tenéis que trabajar desde casa debéis utilizar un programa de conexión remoto para conectaros al pc de vuestra oficina, (obligando a que este continuamente encendido, con el aumento gasto eléctrico y demás…) o haber como lo hacéis. Las empresas que tienen servidor, se pueden conectar mediante conexiones seguras, pero no accedes a toda la información en un solo paso y a veces de manera muy lenta.
Si optáis por tener vuestro software de gestión, en la modalidad online, simplemente teniendo internet en cualquier sitio, en tu casa mejor, podéis mediante el navegador entrar en vuestro programa de gestión y trabajar de manera online, a la velocidad de internet y con toda la comodidad y facilidad que todo el mundo sabe navegar por internet.
Pero si además podéis hacer que vuestro lector de correo como Outlook al abrirlo en casa, o en la oficina, veáis todo( correos recibidos, enviados, notas, contactos…), como si fueran gemelos y podéis además acceder desde, por ejemplo, el Word de vuestra casa a los documentos de vuestra empresa, ya sea en casa como en la oficina, de manera normal, habéis llegado a un alto grado de digitalización, pues habéis transformado procesos manuales en digitales, habéis automatizado procesos como conectarte a tu software de gestión o ver tus email de la misma manera que en la oficina y encima podéis trabajar desde cualquier sitio, solo con un portátil y una conexión de internet.
Por supuesto que se me quedan en el tintero, tener un escáner documental para que poder digitalizar los documentos que te llegan en papel o utilizar una app para hacerlo desde tu móvil, y sobre todo mucha ciberseguridad, antivirus como mínimo ya que hemos hecho que nuestra oficina sea tan grande como el mundo.
Pero para un proceso básico de transformación digital e ir avanzado poco a poco, lo que os he contado es factible y barato.
Cuando muchos vende humos os llegan con un plan de digitalización de vuestras empresas de 3 o 5 20 empleados y mucho bla bla bla bla, para cascaros una multa por el informe, tened cuidado. Simplemente decir que la digitalización de una empresa, ni es cara, ni es algo dificilísimo, ni es ciencia ficción. Puedo entender que una persona que no tengo conocimientos informáticos, no pueda hacerlo, por supuesto, para estamos las empresas informáticas con experiencia.
Además, debéis entender que tenéis que hacerlo, a día de hoy los clientes, solicitan y piden accesos digitales a sus pedidos, compras, informes … y debemos transforma digitalmente nuestras empresas, sí o sí.
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